Jak znaleźć salę na konferencję branżową?

Niewłaściwy wybór miejsca na konferencję może zepsuć każde wydarzenie. Dlatego zdecydowanie powinien znaleźć się na szczycie listy zadań do wykonania podczas organizacji eventu. W końcu wynajęcie sali ma duży wpływ na budżet i nada charakter całej konferencji. Istotne szczegóły, takie jak data wydarzenia, uzależnione są od wybranej przestrzeni. Podpowiadamy, na co warto zwrócić szczególną uwagę.

Budżet

Zajmując się logistyką wydarzenia, trzymaj się budżetu. Poświęć trochę czasu na zapoznanie się z kosztami wynajmu sali. Generuje duże koszty, dlatego upewnij się, że uwzględniłeś to w budżecie. Jeśli znalazłeś idealne miejsce na konferencję, zapytaj, czy w zamian za wieloletnią umowę możesz uzyskać niższą cenę. Spróbuj trochę ponegocjować. Elastyczność w przypadku daty może tutaj pomóc. Zwykle wynajęcie sali w ciągu tygodnia jest tańsze niż w czasie weekendu.

Lokalizacja

Wybór dogodnej lokalizacji to jeden ze sposobów na maksymalizację frekwencji. Sprawdź, gdzie znajduje się przystanek autobusowy i dworzec kolejowy. W przypadku konferencji międzynarodowej, zwróć uwagę na odległość od lotniska. Zobacz, czy w pobliżu znajduje się parking i hotele. Możesz również zapewnić dodatkowe opcje nawiązywania kontaktów. Upewnij się, że restauracje i inne atrakcje turystyczne mieszczą się w pobliżu centrum konferencyjnego.

Wielkość sali

Zapewnij uczestnikom wygodne miejsca do siedzenia podczas wszystkich sesji, a także przestrzeń do relaksu podczas przerw. Nie wybieraj ustawienia teatralnego, gdy delegaci muszą robić notatki lub korzystać z laptopów. Podobnie jak w przypadku zbyt dużej sali konferencyjnej będzie wyglądało to tak, jakby połowa uczestników się nie pojawiła.

Niektóre obiekty oferują elastyczne aranżacje. W razie potrzeby możesz podzielić jedną przestrzeń na dwie lub trzy mniejsze sale. Takie rozwiązanie znacznie ułatwia planowanie,.

Funkcjonalność

Zarezerwuj miejsce, które ma wszystkie udogodnienia potrzebne na wydarzenie. Obejmuje to sprzęt audiowizualny, mikrofony, wyposażenie kuchenne i podjazd dla wózka inwalidzkiego. Pamiętaj o możliwościach konfiguracji, zwracając uwagę na rozmieszczenie miejsc i strefy dla sponsorów. Sprawdź, czy możesz korzystać z obszarów wypoczynkowych, powierzchni wystawienniczej. Zastanów się nad wynajęciem konkretnej firmy cateringowej. Jeśli obiekt zapewnia catering na miejscu, zapytaj, czy oferuje potrawy dla osób cierpiących na alergie pokarmowe. A może oferuje specjalne diety?

Wsparcie w czasie wydarzenia

W dniu konferencji będziesz miał mnóstwo zadań do wykonania, dlatego upewnij się, że możesz liczyć na wsparcie techników, kelnerów, ochroniarzy i recepcjonistów. Zapytaj również właściciela lub menadżera obiektu, czy na miejscu będzie wyznaczony koordynator, który pomoże w rozwiązaniu różnych problemów.

Branding

Nowoczesna sala konferencyjna wywrze pozytywne wrażenie na uczestnikach. Dopasuj ją do charakteru wydarzenia. Pamiętaj, by zapytać menadżera, czy odbędą się w tym dniu inne eventy, które będą kolidować z Twoją konferencją lub przekazem marki. Sprawdź, z jakich opcji znakowania możesz skorzystać. Czy możesz je umieścić w windzie lub na wewnętrznych ekranach plazmowych? Branding jest niezwykle ważny!