Digitalizacja dokumentów – dlaczego nie warto z nią zwlekać?

Popularność pracy zdalnej nieustannie rośnie. Choć home office w domowym zaciszu zapewnia wiele korzyści, może wiązać się jednak z wyzwaniami natury organizacyjnej – jednym z nich może okazać się utrudniony dostęp do istotnych firmowych informacji. W jaki sposób digitalizacja dokumentów wspiera organizację pracy zdalnej i stacjonarnej? Poznaj trzy korzyści, jakie zapewnia gromadzenie danych w formie cyfrowej.

Digitalizacja dokumentów oszczędza czas i pieniądze

Firmy, które generują i przechowują dużą liczbę dokumentów w postaci papierowej, stają przed wieloma wyzwaniami w zakresie właściwego zabezpieczenia kluczowych danych. Problem ten staje się szczególnie istotny w sytuacji, gdy praca na drukowanych dokumentach stanowi znaczną część codziennych obowiązków. Organizacje muszą dopasowywać obowiązujące przepisy wewnętrzne do wytycznych RODO. W praktyce oznacza to, że pracownik jest zobowiązany zabezpieczyć wszystkie znajdujące się na biurku teczki i dokumenty przed wglądem przez osoby niepowołane, np. zamykając je na klucz.

Z problemem tym nie muszą mierzyć się instytucje, w których sprawnie działa digitalizacja dokumentów. Niezależnie od tego, czy dana firma działa w modelu stacjonarnym, hybrydowym czy zdalnym, ochrona zgromadzonych danych przed dostępem osób niepowołanych sprowadza się do zablokowania urządzenia. Cyfrowe repozytorium stanowi również doskonałe wsparcie dla organizacji posiadających firmowe archiwum – pliki w chmurze mogą być dostępne na wyciągnięcie ręki z dowolnego urządzenia podpiętego do internetu.

Szybka wymiana informacji pomiędzy pracownikami

Warto podkreślić również, że digitalizacja dokumentów znacząco wpływa na komfort pracy w sytuacji, gdy zgromadzone dane są potrzebne więcej niż jednej osobie w tym samym czasie. Co więcej, oprogramowanie działające w chmurze umożliwia błyskawiczną wymianę informacji pomiędzy specjalistami, którzy mogą umieszczać w nim stosowne adnotacje czy uwagi.

Szybka komunikacji na linii centrala-pracownik

Choć digitalizacja dokumentów z każdym rokiem zyskuje na popularności, istnieje wiele sytuacji, w których nieodzowne jest posiadanie kopii papierowej. Warto upewnić się, że wybrane przez nas oprogramowanie posiada funkcjonalności, takie jak wydruk poufny czy wydruk podążający, które pozwoli monitorować tworzone pisma.

Aby dowiedzieć się więcej na temat sposobów na zabezpieczenie wydruków, odwiedź stronę marki Euroimpex, odpowiedzialnej za rozwój nowoczesnego oprogramowania Documaster. Narzędzie to jest skierowane zarówno do przedsiębiorstw, jak i urzędów publicznych oraz organizacji: https://euroimpex.pl/digitalizacja-dokumentow-to-juz-najwyzszy-czas-na-chmure/.

Czy digitalizacja dokumentów jest niezbędna?

Choć przenoszenie zasobów do sieci staje się coraz popularniejsze, jest ono podyktowane wyłącznie względami praktycznymi. Należy jednak podkreślić, że digitalizacja dokumentów to trend, który powoli staje się standardem. Jego upowszechnienie doskonale widać m.in. w cyfryzacji procesów pomiędzy firmami a urzędami.